Overbooking – Die Kunst des Überbuchens

Ziel von erfolgreichem Revenue Management ist u. a. eine hohe Zimmerbelegung. Die zunehmende Anzahl an kurzfristige Stornierungen und No-Shows führen jedoch häufig zu Einbußen in der Auslastung und damit zu Umsatzverlusten.
Ein risikoreiche und zugleich sehr wichtige Revenue Management Technik um ungenutzte Kapazitäten zu vermindern, ist die gezielte Überbuchung von vorhandenen Zimmerkapazitäten.

OB = Overbooking

Overbooking, englisch für Überbuchung, beschreibt den gezielten Verkauf von Zimmern über die vorhandenen Kapazitäten hinaus. Die Kennzahl gibt an, mit wie viel Zimmern sich ein Hotel an einem bestimmten Tag überbuchen sollte, um Verlusten durch kurzfristige Stornierungen vorzubeugen.

Die Bestimmung des Überbuchungsfaktors

Der Überbuchungsfaktor variiert je nach Hoteltyp, Buchungsstatus und Gästestruktur. Die verbleibenden Tage bis zur Anreise sind ebenfalls zu berücksichtigen. Zur Bestimmung des individuellen Überbuchungsfaktors kann ein Revenue Manager entweder auf die Erfahrungswerte eines Revenue Management Systems (z.B. IdeaS) oder die eigenen Vergangenheitsdaten zurückgreifen.

Folgende Kennzahlen müssen für die Berechnung des Überbuchungsfaktors gesammelt und erfasst werden:
+ vorzeitige Abreisen (prozentualer Anteil an den Bleiben)
– verlängerte Aufenthalte (prozentualer Anteil an den Bleiben)
+ Stornierungen (prozentualer Anteil an den Anreisen)
+ No-Shows (prozentualer Anteil an den Anreisen)
– Walk-Ins (prozentualer Anteil an den Anreisen)
= ÜBERBUCHUNGSFAKTOR

Die Fastregel besagt einen Überbuchungsfaktor von 5% auf die Anreisen!
In Businesshotels (viele kurzfristige Stornierungen) liegt der Faktor häufig etwas höher, während er in der Ferienhotellerie (viele vorausbezahlte Buchungen) eher gegen 0 geht.

Überbucht – was tun?

Sollten tatsächlich einmal alle anreisen, muss für die ausgebuchten Gästen ein gleichwertiges Ersatzquartier (auf Kosten des Hotels) organisiert werden. Daher solltet ihr bei der Bestimmung des Überbuchungsfakrtos auch die Buchungssituation im Umkreis von ca. 30 km um euer Hotel beachten. Ist der Standort ausgebucht, etwa aufgrund einer Messe oder eines Events, solltet ihr keine Ausbuchungen riskieren. Es wird sonst schwer die Gäste anderswo unterzubringen.

Fazit

Eine 100%-ige Belegung ist ohne Überbuchungen nur schwer zu erreichen. Nur wer den Mut hat sich regelmäßig zu überbuchen, kann mit einem vollen Haus rechnen.

Seid ihr mutig?

2 Kommentare

  1. Hallo Stefanie,

    Ein guter Artikel.
    Nur die Faustregel kann gut und gerne ca. 10 % betragen. Selbst in “ Ferienhotels“ kannst du diese Rate lassen. Es sei denn, das Hotel hat nur wenige Zimmer. Gerade die Gruppen Segmente, sei es Leisure oder Business, haben eine hohe No-Show Quote. ( High Peak und Events ausgenommen )

    Und wenn das Hotel sowieso 100% Belegung erreicht, ist es wichtig sich die Preissetzung noch einmal anzusehen und zu überdenken. Da liegt meistens dann der Fehler.

    Beste Gruesse
    Mathias